Blog

E-mail makkelijk?

Efficiënt e-mailen, hoe moeilijk kan dat nou zijn? “Een paar mapjes maken en mijn e-mail opruimen, dat lukt me nog wel.” misschien zijn dat jouw eerste gedachten als het gaat om efficiënt e-mailen of een e-mailtraining? E-mail gaat echter over veel meer dan alleen over e-mail:

Archiveren
Om je e-mail goed op te kunnen ruimen, zou je moeten weten wat je precies moet bewaren. En om efficiënt te kunnen werken, oul je informatie moeten kunnen terug vinden. Makkelijker gezegd dan gedaan. Is het voor jou helder wat je moet bewaren? Wie wat archiveert? En waar (op de server, in een documenten systeem of in het e-mailprogramma)? En hoe (digitaal of op papier, als word of pdf bestand, al dan niet beveiligd en onder welke naam)? En voor hoelang? Kortom archiveren roept vaak veel vragen op.

Plannen
Veel van de ontvangen e-mail bevat een opdracht voor jou. Het is een actie of taak. E-mail gaat dus ook over timemanagement: overzicht genereren in je werkzaamheden, prioriteren en het inplannen van je taken. Handig kunnen werken met een takensysteem en je agenda horen daarbij. Om je e-mail af te kunnen handelen zou je daar tijd voor moeten reserveren, maar hoe vaak en hoe veel op een dag?

Gedrag
Daarbij gaat e-mail ook over gedrag. Laat jij je geregeld afleiden door je e-mail? Zap jij van e-mailbericht naar e-mailbericht? Of stel je het behandelen van lastige mails uit? Welk gedrag zou jou helpen om efficiënt met je mail om te gaan?

Communicatie
Uiteraard gaat e-mail ook over communicatie. Hoe wil je met anderen communiceren? Welke alternatieven zijn er voor handen en welk middel past het beste bij welke boodschap? Hoe snel dien je te reageren op een e-mailbericht? Wie moet wat weten, oftewel wie moet er een CC krijgen? Hoe zorg je voor vriendelijke berichten? En hoe zorg je ervoor minder e-mail te ontvangen?

Techniek
Ten slotte is er een stukje technische kennis nodig om optimaal met e-mail om te kunnen gaan. Kennis van Regels maken, AutoArchiveren, kleuren gebruiken en sneltoetsen. Maar eigenlijk valt dit in het niets bij het bovenstaande!

Deel dit bericht:
Annemiek TigchelaarE-mail makkelijk?