Blog

E-mailcultuur: samen minder e-mail

In mijn trainingen en workshops hoor ik vaak maar één ding: “we worden in dit bedrijf gek van de e-mail!”. Wat kun je nou samen doen om de stroom aan e-mail in te dammen?

1) Zorg voor duidelijke afspraken rond e-mail en communicatie.
E-mail is snel en laagdrempelig. Als niet duidelijk is hoe iets gecommuniceerd moet worden of aan wie dan ‘gooien we het even over de mail’. Uit onduidelijkheid ontstaat veel e-mail. Stop met het versturen van nutteloze informatie. Maak afspraken over:

  • welk communicatiemiddel gebruiken we waarvoor. Bedank voor je een bericht verstuurd of e-mail echt het beste middel is.
  • wie moet waarvan op de hoogte worden gehouden (stop CC en BCC berichten)
  • wie bundelt en borgt de informatie / via wie loopt de communicatie
  • zijn er alternatieve middelen mogelijk zoals samenwerken in Yammer, Google of Asana?

2) Zorg voor een opgeruimde server/DMS
Het eindeloos rondsturen van documenten geeft niet alleen overvolle inboxen, maar ook het risico van diverse versies van een document.

  • bewaar geen documenten in je e-mailmappen, maar voor iedereen vindbaar op de server of in het DMS (documenten systeem bv Sharepoint)
  • stuur intern geen documenten rond, maar meld waar ze op de server te vinden zijn.

3) Zorg voor een prettige e-mailcultuur
E-mail is uitgevonden voor het delen van korte informatie en het stellen van korte vragen. Gebruik het ook daarvoor. E-mail is niet geschikt voor het voeren van discussies, voor het bespreken van pijnlijke of gevoelige zaken of voor het delen van veel informatie.

  • zorg voor vriendelijke, duidelijke en liefst korte berichten
  • voorzie alle mails van een onderwerp, aanhef en prettige handtekening
  • maak duidelijk wat je van de ander verwacht (ter info, input of instemming) en voor welke datum je een reactie verwacht
  • maak elkaar niet gek met te snel antwoord geven op mails, hierdoor ontstaat een haast cultuur! Binnen één dag reageren is echt snel genoeg. Is er sneller een antwoord nodig, pak dan de telefoon.Laat het onderwerp e-mail geregeld terug komen in werkoverleggen en voed elkaar op als het niet naar wens gaat!

4) Voed elkaar op
Eenmaal afspraken gemaakt over e-mail is het de kunst elkaar daaraan te houden.

  • onduidelijk bericht ontvangen: terug naar afzender
  • CC bericht ontvangen: niet op reageren
  • documenten ontvangen per e-mail: terug naar afzender
  • te laat reactie ontvangen (na aangegeven datum), jammer dan
  • enz….
Deel dit bericht:
Annemiek TigchelaarE-mailcultuur: samen minder e-mail